Copitrak System Software

Recouvrement des frais des entreprises et Gestion des dépenses

Comme le composant de base pour la suite des produits Copitrak, Copitrak System Software utilise les standards industriels tels que SQL et Crystal Reports pour offrir une fonctionnalité complète et ouverte dans l’environnement de travail. L’interface Web permet aux administrateurs de visualiser et de manipuler leurs données depuis n’importe quel endroit.

Recouvrement des frais maximum

La plus haute réalisation des revenus provenant des frais facturables est une caractéristique de tous les produits Copitrak. CSS est le serveur central qui contrôle toutes les captures des données et les modules de gestion Copitrak. Compatible avec les systèmes existants Copitrak, CSS est la base de votre système Copitrak. De la validation et de la distribution des utilisateurs et des comptes, la collecte des transactions et des coûts, des rapports et l’exportation, CSS prend l’expérience de 3 générations de serveurs Copitrak et ajoute de la flexibilité du standard des systèmes ouverts de l’industrie moderne afin d’offrir une véritable solution ultramoderne pour répondre aux besoins des environnements de bureaux les plus difficiles.

Intégration et réseau

• Base de données SQL
• Recueil automatique en temps réel de toutes les données de transaction
• Interface web basée via Internet Explorer pour la déclaration et gestion du système
• Connexion SQL en temps réel au tableau comptable dans les logiciels financiers pour la mise à jour immédiate de l’ensemble du système Copitrak
• Intégration automatique avec le logiciel de comptabilité/facturation
• Interface LDAP avec importation des informations d’authentification de chaque utilisateur
• Traitement automatique des coûts de toutes les transactions en une seule base SQL
• Automated 3rd Party invoice transaction data import modules.
• ServiceTrak pour une surveillance en temps réel de l’activité du terminal
• Communication avec tous les terminaux et Logiciels Copitrak via TCP/IP
• CSS prend en charge plusieurs bureaux sur un environnement de réseau LAN/WAN en utilisant TCP/IP
• Gestion complète centralisée : toutes les fonctionnalités sont configurées à partir du serveur
• Devises multiples
• Multi-langues via le support des caractères Unicode complet
• L’interface web supprime les besoins d’une installation locale du logiciel sur le bureau
• Un nombre illimité d’utilisateurs, de codes de compte et de stockage de transaction

ServiceTrak

Surveille l’ensemble du système Copitrak et en avise immédiatement le support Copitrak et les gestionnaires de site si un problème survient au sein du système. Cela signifie que tous les problèmes seront traités immédiatement. Permet aux gestionnaires du système de voir, d’un seul coup d’œil, l’utilisation de transaction par type de transaction, par site ou par machine.

Importateur de fichiers généraux (GFI)

Le module importateur de fichiers généraux vous permet d’importer les données de dépenses à partir du 3ème fournisseur de services tels que les frais d’expédition, les systèmes en ligne de la recherche juridique, les frais de carte de crédit, etc. Ceci élimine le besoin d’une entrée manuelle et réduit les erreurs dans l’enregistrement de données.

• Les transactions entrent dans le système Copitrak par le GFI
• Le système vérifie ensuite chaque transaction pour l’utilisateur et les informations du compte
• Les transactions avec un compte valide et un chronométreur de flux d’informations vont directement dans le système comptable
• Les transactions avec un compte invalide ou un chronométreur d’informations invalide sont présentées au personnel pour une correction immédiate à travers Copitrak Editor
• Les coûts d’importations suivants sont disponibles : LexisNexis, Westlaw, Federal Express, UPS, DHL, City Messengers Services, Calling Cards, Mobile Phone Services, Right Fax, Diners Club, American Express, Travel Charges, Car Services and others..
  

Connecteur de facturation Copitrak

The Copitrak Billing Connector leverages the power of SQL to manage links with the firms existing accounting and network systems to allow for the fully automated import and update of client and user information.

The CSS management system can also automatically import user authentication information by linking with the firm's existing network Active Directory Structure.

Through an SQL link or file transfer the CSS system can automatically transfer billing transactions to all accounting systems including: Elite, Aderant (CMS), Juris, Tabs III, ProLaw, PCLaw, for the Legal industry and Deltek for the A&E Industry.

This process also provides automated reporting and email functions for the financial systems personnel for batch load verification purposes. The billing system connector is configured and executed on a scheduled recurring basis as required by the firm.

System features:

• Automatic transfer of billing data to Elite/CMS/Deltek and other accounting packages
• Real-time notification of data transfer to accounting personnel via email
• Report thresholds call attention to issues with uploaded data
• Trend reports show trends in various types of costs
• Immediate feedback via email of success of billing transfer with group number
• Email alert if an issue occurs with the upload
• Re-posting mechanism to resubmit batches
• Automatically reroute problem transactions for correcting before posting
• Handle advanced transaction types (voucher type transactions)
• Transaction confirmation through web interface
• Copitrak billing summary report is automatically emailed to accounting personnel and confirms the quantities and amounts by transaction type and office that were transferred to billing.
• Report also shows the average daily upload over the previous 30/60/120 day period and automatically highlights uploads that are above or below the average by a given percent (which is user definable)
• Grand summary page with totals from all locations and print/copy analysis is generated

Reporting

Built on the Powerful Crystal Reports Engine, the CSS reporting engine can produce both text based and graphical reports available via a web reporting Interface. Reports can be automated and generated to Adobe Acrobat PDF format, printed or e-mailed to a recipient.

Copy/Print Center reports can be tied in directly with Monthly Services provided by Facilities Management for easy distribution with bills issued to clients.